Muchos empresarios ven sus jornadas laborales colapsadas por montañas de trabajo que se acumula. Se trata de uno de los problemas más extendidos y que en todos los casos tiene una solución: aprovechar mejor el tiempo.

De hecho, una parte importante del éxito de las Pymes depende de cómo se gestionen los tiempos y la productividad del día a día. Para ello, es fundamental optimizar todos los procesos, lo que permitirá que, con menos, se haga mucho más. De esta forma, aumentará el rendimiento, mejorará la eficiencia y, por ende, los resultados.

Para conseguirlo, hay algunos elementos que son clave. Entre ellos, uno vertebrador, las nuevas tecnologías, pues hacen más fácil que nunca sacar todo el rendimiento de los recursos y acabar de una vez por todas con la acumulación de tareas pendientes.

En esta línea, estos son algunos consejos para que tu eficiencia en el trabajo se multiplique:

1.Organización

Buscar documentación es una tarea ardua que puede implicar una gran cantidad de tiempo perdido si no existe una buena organización. De hecho, según TBS, se puede perder hasta un 35% de la jornada laboral buscando documentos impresos. Para solucionarlo, puedes:

  • Digitalizar los archivos y guardarlos en función del criterio que mejor se ajuste al profesional.
  • Ordenar la bandeja de entrada de emails. Con gestores de correo como Outlook es posible incluso crear reglas que archiven automáticamente según el criterio que elijamos.
  • Mantener un espacio de trabajo limpio. Tener encima de la mesa documentos o carpetas que rara vez necesitamos únicamente entorpecerá nuestro desempeño.
  • Tener actualizados agenda y calendario para mejorar la planificación.

2. Planificar las tareas

Con el objetivo de gestionar una alta carga de trabajo, un sistema de clasificación según la relevancia de la tarea puede ayudar. Algunas ideas para atender a lo realmente importante:

  • Crear una checklist con todas las tareas a realizar.
  • Dar grados de importancia a cada una y ordenarlas según este criterio.
  • Asignar un tiempo a cada tarea y cumplirlo.
  • Ser realista: no es posible decir a todo que sí. Además, siempre hay imprevistos, distracciones, visitas inesperadas…
  • Al final de la jornada, revisar lo realizado y preparar la checklist para el día siguiente.

Este exhaustivo control de las tareas es mucho más sencillo si se utilizan herramientas de gestión gratuitas como Todoist, Wunderlist, Any.do y Evernote.

3. Sincronizar equipos

Es fundamental para que el trabajo en equipo sea lo más eficiente posible y no se pierda tiempo en acciones irrelevantes. Recomendaciones:

  • Sistemas en la nube para compartir los archivos digitales de la empresa. Hay múltiples opciones, como Box, Google Drive o One Drive.
  • Gestión de proyectos con herramientas como como Asana o Trello, que permiten controlar las actividades de todo el equipo, asignar tareas a los demás e incluso compartir archivos y establecer alertas y fechas límite.
  • Comunicación eficaz. Cuanto más directa sea la comunicación, mejor. No hay nada más desmoralizante que tener que repetir una actividad por culpa de un error de comunicación.
  • Confianza. Un equipo es mucho más que la suma de los individuos, y nunca hay que subestimar los recursos y conocimientos de los demás. La cooperación es clave para para la distribución de tareas de forma inteligente.
  • Delegar. No siempre se puede acaparar todo el volumen de trabajo. Se debe confiar en la capacidad resolutiva del equipo y compartir la responsabilidad.

    4. Reuniones efectivas

Las reuniones ocupan una parte importante de las jornadas de trabajo en las Pymes. Por eso, preparar una reunión con una metodología puede hacerla mucho más efectiva. Puntos a considerar:

  • La reunión tiene hora de inicio y de finalización, y hay que respetarlos.
  • Es necesario un orden del día con los diferentes temas. Cada aspecto tendrá un tiempo determinado.
  • La convocatoria debe realizarse con antelación para que los implicados pueden organizarse y preparar la reunión.
  • Un acta de reunión recopila todo lo acordado. Una copia para todos los asistentes deja claro todo lo decidido y evita confusiones.
  • Herramientas HangOuts o Skype permiten hacer conferencias a distancia. Es preferible evitar desplazamientos y viajes si no son necesarios.

    5. Descansar para estar activo.

Un trabajador descansado tiene una mayor capacidad de atención y una mejor actitud ante el trabajo. Además, tiene menos posibilidades de sufrir estrés, por lo que su trabajo será mucho más efectivo.

Pequeñas pausas durante la jornada de trabajo reducen la sensación de carga y mejoran la productividad. Sin embargo, el descanso tiene que ser real. Actividades como entrar a internet, consultar redes sociales o leer blogs, activan los mismos procesos mentales que el propio trabajo, por eso, la desconexión debe ser total. Además, un estudio de la revista Journal of Applied Psychology  indica que el mejor momento del día para hacer una pausa es a media mañana.


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