Sabemos lo difícil que es llevar un negocio. Facturas, gastos, compras… Hay que tenerlo todo registrado en documentos que nos hagan la vida más fácil. Por eso hemos creado para ti estas plantillas descargables de facturas, y libros de contabilidad trimestral. Además, te damos las claves para personalizarlas y compartirlas fácilmente.

¿Estás sacando el máximo partido a tus tablas de contabilidad? ¿Todavía llevas los números de tu negocio en papel? Tanto si tienes miedo a dar el salto al mundo digital como si ya lo has hecho, este artículo te interesa.

Hemos creado para ti algunas plantillas de Excel básicas para tener bajo control tu negocio. Puedes descargarlas, personalizarlas y aprender de consejos sencillos para sacarles el máximo rendimiento, acceder en remoto y compartirlas con quien necesites.

Plantillas para la contabilidad del negocio

1.Plantilla de ingresos y gastos

Esta plantilla de Excel te ayudará a tener registrados todos los movimientos de tu actividad. Consta de diferentes hojas, vinculadas a través de macros, para que introduzcas tus gastos, tus inversiones y tus ventas. Podrás hacerlo conforme a cada trimestre, de manera que sirve también para presentar el IVA trimestral.

Tras todas las hojas encontrarás una hoja final de resultados, donde se genera el informe de toda tu actividad económica en el año. Verás automáticamente volcados todos los datos donde comprobar el balance final entre ingresos y gastos, y un resumen visual en gráficos para que puedas visualizar fácilmente qué partidas te generan más gastos.

2. Plantilla de presupuestos

Un modelo para presentar tus presupuestos de forma ordenada y pormenorizada. Permite introducir tantos conceptos como necesites e indicar el número de unidades y coste por cada una si lo consideras necesario.

Los importes están claros y detallados y se especifica el IVA, un importante ejercicio de transparencia si tus clientes son particulares. Además podrás incorporar observaciones relevantes para tu negocio como el método de pago, el plazo de pago o el periodo comprometido de entrega desde la aceptación del presupuesto.

Utilizando esta plantilla evitarás posibles confusiones con tus clientes y será más sencillo que entiendan lo que le ofreces y adquieran tus servicios.

3. Plantillas de facturas

En este libro de Excel encontrarás varias facturas para resolver tus necesidades de control de administración y las de tus clientes.

Aunque ya tengas un modelo de factura, quizás puedas inspirarte en este para contemplar distintos modelos: factura general, factura simplificada para particulares y factura simplificada para empresas. Cada una detalla los conceptos básicos facturados, importes, IVA, datos del cliente y del proveedor, etc.

Cómo personalizar las plantillas

Cada una de estas plantillas sugiere que introduzcas tu logo. Si no tienes logo, simplemente suprime ese recuadro, pero es muy recomendable dedicar algo de tiempo a personalizar colores o tipografías de letra para que la identidad de tu negocio se transmita en estos documentos, especialmente las facturas y los presupuestos, que son los que van dirigidos a clientes.

Estas plantillas son documentos optimizados y adaptados a necesidades habituales de autónomos y pequeños negocios. Por ejemplo, cuentan con fórmulas y macros para que ahorres tiempo. Una macro es una acción que se almacena en el documento de Excel para que ejecutarla sea más rápido y fácil. Así evitarás repetir pasos para tareas habituales.

Tú también puedes crear tus propias macros adaptadas a tus necesidades concretas. Por ejemplo, si todos los meses compras un determinado material o haces una misma venta a un mismo cliente, aprende a crear la macro y la introducirás automáticamente.

Compártelas fácilmente con Google Drive

Cada vez más vas a necesitar consultar esta información desde cualquier parte e incluso tus clientes o proveedores te pedirán compartir facturas o presupuestos con agilidad. Es más, puede que quieras que tus socios, compañeros o gestores puedan acceder a tus libros de ingresos y gastos.

Afortunadamente la nube permite compartir documentos de forma flexible y gratuita. Google Drive es un repositorio personal donde podrás crear carpetas compartidas con los usuarios que tú decidas. Puedes otorgarles permisos solo de consulta, permitirles añadir comentarios o directamente darles la posibilidad de editarlos.

Por ejemplo, si tienes socios o colaboradores, te interesa que accedan a tus plantillas de presupuestos y puedan editarlas. Así, todos utilizaréis el mismo modelo y criterio a la hora de hacer propuestas económicas. Sin embargo, si lo que quieres es que tus clientes accedan a ver sus facturas, bastará con que les des permiso de consulta, ya que no deberían poder cambiar nada de esos documentos.

Utilizar Google Drive es fácil. Basta con tener una cuenta de Gmail, arrastrar y soltar archivos e invitar a nuevos usuarios a acceder a ellos enviando una invitación a su correo electrónico.

Descargar plantilla "Plantilla de ingresos y gastos" Descargar
Descargar plantilla "Plantilla para presentar presupuestos" Descargar
Descargar plantilla "Plantilla para facturas" Descargar

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